Barua rasmi ni njia ya mawasiliano ya kimaandishi inayotumika kwa madhumuni ya kibiashara, kitaaluma, kisheria, au ya kikazi. Makala hii inaeleza hatua kwa hatua jinsi ya kuandika barua ya maombi ya kazi utumishi kwa usahihi, makosa ya kuepuka, na orodha ya mambo ya kukagua kabla ya kupeleka.

Kabla ya kuandika: tambua lengo na msomaji

1. Tambua lengo lako: Je, unaomba kazi gani, unalalamika, unaomba taarifa, au unatoa pendekezo? Lengo lako ndilo litakalobainisha sauti na maudhui ya barua.
2. Mjue unayemwandikia: Barua kwa afisa wa serikali, meneja wa rasilimali watu, au profesa itahitaji kiwango tofauti cha lugha na heshima.
3. Kusanya taarifa muhimu: Majina, tarehe, namba za kumbukumbu, au vielelezo vinavyounga mkono barua yako.

Muundo wa barua ya maombi ya kazi

Tumia herufi rahisi kusoma (mfano: Arial, Calibri, Times New Roman) na nafasi ya inchi moja (1″). Mpangilio wa barua upo kama ifuatavyo:

1. Anwani ya mtumaji
2. Tarehe
3. Anwani ya mpokeaji
4. Mada – si lazima, lakini inapendekezwa
5. Salamu ya utangulizi
6. Aya ya mwanzo (eleza kusudi)
7. Aya kuu (maelezo, ushahidi, au ombi)
8. Aya ya mwisho (muhtasari au wito wa kuchukua hatua)
9. Hitimisho la heshima
10. Sahihi na jina kamili
11. Viambatisho au nakala

Mfano wa Barua Rasmi (Barua ya Maombi ya Kazi)

Unaweza pakua na kuona nakala hii hapa na ikaweza kukusaidia katika uandishi na kukupa muongozo wa uandishi

Muundo wa barua ya maombi ya kazi

Makosa ya Kuepuka unapo andika barua ya maombi ya kazi utumishi

1. Kutokueleza kusudi waziwazi — Sababu: Mpokeaji anaweza kutoelewa unachotaka. Hakikisha kuandika kusudi kwa ufupi na uwazi
2. Salamu au cheo kisicho sahihi — Sababu: Inaweza kuonekana kama ukosefu wa heshima.
3. Lugha ya kawaida mno — Sababu: Inapunguza heshima ya barua. Suluhisho.
4. Aya ndefu mno — Sababu: Ni ngumu kusoma.
5. Makosa ya tahajia na sarufi — Sababu: Yanaharibu taswira ya kitaaluma.
6. Kukosa taarifa za mawasiliano — Sababu: Mpokeaji hawezi kujibu kwa urahisi.
7. Lugha ya hasira au madai makali — Sababu: Inaharibu uhusiano wa mawasiliano.
8. Kutumia muundo usio sahihi — Sababu: Mashirika tofauti yana mitindo tofauti.
9. Kujumuisha taarifa zisizohitajika — Sababu: Zinapoteza mwelekeo.
10. Kusahau kusaini au kuambatisha nyaraka — Sababu: Inafanya barua ionekane haijakamilika.